近日，第一食品自主研发的供应商账务和付款管理系统正式上线运行，这是公司继非集中式收银系统之后，在信息技术开发和应用上的又一重大突破，为提升公司连锁管理专业能力再添动力。

 

信息技术添助力经营管理增利器

　　作为沪上知名的大型专业食品零售企业，第一食品近年走上规模化连锁发展道路，现已拥有门店10余家，门店年销售额超16亿元。随着企业规模不断扩张，商品不断丰富、供应商不断增加，采购业务量成倍上升，供应商货款、供应商各种收费结算工作量陡增，业务结算人员、财务人员倍感压力，也在一定程度上制约着公司的发展。为减少劳力强度，提高工作效率，降低企业成本，为连锁企业快速发展，扫除供应商货款、费用结算上的障碍，第一食品历时近两年，自主研发供应商账务和付款管理系统，于2014年11月1日顺利上线。

　　此次研发的供应商账务和付款管理系统，主要设计货款结算、费用扣款、凭证生成、发票管理等功能模块，并与公司现有业务系统和财务系统对接，将供应商货款信息与供应商费用信息实行关联，自动计算当月应付货款与扣减费用后实际应付款并形成付款单，生成供应商货款结算和费用结算单，生成会计付款凭证，用自动化信息系统流程大大减少工作量，提高运行管理效率，降本增效。

 

 

攻坚克难清障碍 用心专注凝智慧

　　由于此系统既要契合公司原有业务流程，建立货款、库存、费用等因素间的计算逻辑，又要与业务系统、财务系统无缝对接，开发过程中遇到了不少难题。

　　既有业务流程的梳理是首要的难题。作为一家拥有60年历史的老字号企业，第一食品的业务流程在不断地随着时代、技术和需求的发展而变化。要建立一个囊括当前业务流程、将传统手工操作转为信息化管理的系统，就必须理清业务流程的每个步骤。开发小组深入业务部门，仔细了解一件商品从订单录入、到货入库、上柜销售、货款结算的全部流程，与操作人员详细对谈，研究控制要点和可以优化的环节，历经多次梳理、研讨、实践、改进，最终成功将一步步人工操作步骤转换为系统信息化自动流程。

　　期初数据录入也是一大难点。第一食品目前拥有长期合作的供应商共计400余家，每家供应商的合作品类、合同期限、结算周期、费用类目都不尽相同，要保证系统运行的准确、及时、高效，就必须做到基础数据录入无误。研发小组不畏巨大的工作量，分工合作，将卷帙浩繁的合同文本如数转换为精准的电子数据，让每家供应商的合作条款都融入运算逻辑中，支撑起系统发挥作用。

　　复杂的算法是对设计能力的巨大考验。为了做到对商品、货款、费用等的严格管控，第一食品有着各类详细的内部操作规定，这些都要有算法在系统内一一对应，其复杂程度也是超出预期。供应商结算货款需要扣除库存数、当月应付款项扣减费用后才是实付数目、连锁公司总部和门店协同扣款，等等复杂的计算方式，最终都在系统内部化为一道道严密的逻辑流程。

　　对接业务系统和财务系统也是必须攻克的难关。研发小组反复研究三个系统的运行逻辑、接口设计，历经多次试运行和调整优化，最终成功做到数据对接、凭证对接、核算对接，实现了进货-结算-付款-核销的自动化运作。

 

如虎添翼提效率 夯实管理促提升

　　供应商账务和付款管理系统自2014年11月1日上线以来，运行一个多月收效明显。一是业务流程更加规范化，不管原有流程是明文规定或约定俗成，经过梳理优化之后在系统内都成为稳定规范的环节，条理分明、步骤清晰；二是内部管控效果提升，手工操作方式下偶有发生的错漏得以避免，供应商费用少收、漏收或不正当收取现象基本杜绝；三是工作效率大幅提高，适应公司连锁管理需求，自系统启用以来，原来8天才能计算清楚公司一个月的应付货款，现在只需几个小时，400多家供应商的货款结算清单就一气呵成，原本财务需要2天才能制作完成的一张包含4000多条记录的凭证，现在系统5分钟就可以导入完成，原先需要一张张开具的供应商费用扣款单，现在全部都在系统内直接体现了，单单系统对人力成本的节约，每年就可以达到30余万元。

　　同时，系统的全面应用也对公司的合作伙伴带来了便利和实惠，供应商可以及时、准确地收到货款，提高了资金运行效率，对各项费用明细也是一清二楚，有助于巩固双方稳定互惠的合作关系。

 

　　供应商账务和付款管理系统的成功上线，是第一食品信息化工作的重要成果，是公司提升核心经营能力的又一利器。第一食品将牢牢坚持专业零售商的发展定位，建设适应市场形势的支撑体系，持续创新、稳步发展，走上市场化、专业化、有质量的发展道路。（陈黎）